Eksportujesz towary poza Unię Europejską i chcesz, żeby Twój kontrahent płacił niższe cło? Do tego właśnie służy system REX. Rejestracja w tym systemie to realna oszczędność czasu i pieniędzy przy każdej kolejnej przesyłce. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest numer REX, kto go potrzebuje i jak krok po kroku przejść przez proces jego uzyskania.
Podsumowanie: Numer REX (Registered Exporter System) to numer identyfikacyjny, który pozwala eksporterom z UE samodzielnie potwierdzać preferencyjne pochodzenie towarów, wpisując odpowiednie oświadczenie bezpośrednio na fakturze.
W praktyce oznacza to, że przy wysyłce towarów poza Unię Europejską odbiorca może skorzystać z niższych stawek celnych w swoim kraju.
W umowach opartych na systemie REX, przy przesyłkach powyżej 6 000 EUR, eksporter musi być zarejestrowany w REX, aby móc sporządzić oświadczenie o pochodzeniu na fakturze lub innym dokumencie handlowym. Nie dotyczy to umów, w których nadal wymagane jest świadectwo EUR.1 albo deklaracja pochodzenia sporządzana przez upoważnionego eksportera. Upoważniony eksporter nie jest tym samym co zarejestrowany eksporter REX.
Artykuł przygotowała agencja celna SADonline z Krakowa, która oferuje obsługę opisanych procedur.
- Co to jest system REX?
- Kto potrzebuje numeru REX i kiedy jest obowiązkowy?
- Jak brzmi oświadczenie o pochodzeniu na fakturze?
- Jak uzyskać numer REX i na co uważać?
- Ile trwa uzyskanie numeru REX?
- Jakie obowiązki ma eksporter zarejestrowany w systemie REX?
- Jak sprawdzić numer REX?
- Czy warto rejestrować się w systemie REX?
- Q&A, czyli pytania i odpowiedzi
Co to jest system REX?
System REX (Registered Exporter System), to rozwiązanie dla eksporterów, którzy chcą samodzielnie potwierdzać preferencyjne pochodzenie swoich towarów. System REX działa w UE od 2017 r. i jest stosowany przy wybranych umowach handlowych, np. przy eksporcie do Kanady, Japonii, Wielkiej Brytanii, Wietnamu, Singapuru, Nowej Zelandii czy Chile. Nie oznacza to jednak, że REX działa przy każdej wysyłce – zawsze trzeba sprawdzić zasady konkretnej umowy i kraju przeznaczenia.
W zależności od danej umowy preferencyjnej pochodzenie towarów może być potwierdzane m.in. świadectwem EUR.1, deklaracją pochodzenia sporządzaną przez upoważnionego eksportera albo oświadczeniem o pochodzeniu sporządzanym przez zarejestrowanego eksportera REX.
Kto potrzebuje numeru REX i kiedy jest obowiązkowy?
Posiadanie numeru REX jest obowiązkowe, gdy eksportujesz towary w przesyłkach jednostkowych o wartości powyżej 6 000 EUR, a dana umowa pozwala na samodzielne potwierdzenia pochodzenia przez eksportera. Bez rejestracji w systemie nie możesz udokumentować preferencyjnego pochodzenia takich towarów na własnym dokumencie.
Dla przesyłek do 6 000 EUR w wielu przypadkach można sporządzić oświadczenie o pochodzeniu bez posiadania REX. Wymogi formalne takiego oświadczenia zależą jednak od właściwej umowy i obowiązujących zasad celnych.
Numer REX jest wykorzystywany przy eksporcie tylko do tych krajów, gdzie dana umowa przewiduje taki sposób potwierdzania pochodzenia, np. w relacjach z Kanadą, Japonią, Wielką Brytanią, Singapurem, Wietnamem czy Nową Zelandią
Jeśli obsługujesz więcej niż jeden rynek preferencyjny, w którym REX jest przewidziany, nie potrzebujesz wyrabiać osobnych numerów.
Jak brzmi oświadczenie o pochodzeniu na fakturze?
Treść oświadczenia nie zawsze jest identyczna – zależy od kraju i konkretnej umowy handlowej. Dlatego przed wysyłką warto sprawdzić, jaki wzór obowiązuje dla danego kierunku.
Przy eksporcie z UE do Wielkiej Brytanii przykładowe oświadczenie brzmi:
The exporter of the products covered by this document (Exporter Reference No …) declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of … preferential origin.
Place and date
Name of the exporter
W miejsce “Exporter Reference No” wpisuje się numer REX, jeśli jest wymagany. W części dotyczącej pochodzenia można wskazać np. „Union preferential origin”, jeżeli towar ma preferencyjne pochodzenie polskie.
Dla porównania, przy eksporcie do Japonii oświadczenie zawiera dodatkowe pole:
“Origin criteria used: …”
To oznacza, że eksporter musi wskazać kryterium pochodzenia, czyli podstawę, na jakiej towar uznaje się za pochodzący. Właśnie dlatego nie warto kopiować jednego wzoru oświadczenia do wszystkich wysyłek – nawet drobna różnica w treści może mieć znaczenie przy odprawie celnej.
Jak uzyskać numer REX i na co uważać?
Aby uzyskać numer REX, firma musi posiadać aktywny numer EORI oraz przygotować dane potrzebne do rejestracji. W praktyce wymagane są m.in. dane przedsiębiorcy, informacje kontaktowe, rodzaj prowadzonej działalności oraz kody HS lub kody celne towarów, których ma dotyczyć preferencyjne pochodzenie. Jeśli nie masz jeszcze numeru EORI, możesz sprawdź ceny i warunki jego wyrobienia.
W Polsce właściwym organem zajmującym się nadawaniem numerów REX jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu, ale samo zgłoszenie nie sprowadza się wyłącznie do uzupełnienia formularza. Przed zgłoszeniem warto upewnić się, że towary rzeczywiście mogą korzystać z preferencji celnych, a wskazane kody są prawidłowe. Jeżeli firma nie ma pewności, jakie kody celne zastosować, agencja celna pomoże w ich ustaleniu. Eksporter składa też oświadczenia dotyczące m.in. poprawności danych, spełniania reguł pochodzenia, prowadzenia ewidencji oraz współpracy z organami celnymi w razie kontroli.
Dla wielu firm problemem nie jest samo zebranie danych, ale prawidłowe przejście przez formalności. Trzeba znać systemy celne, wiedzieć, jakie informacje są wymagane i jak uniknąć błędów, które mogą wydłużyć całą procedurę. Nieprawidłowe dane, błędne kody towarów albo źle przygotowany wniosek mogą spowodować konieczność poprawiania zgłoszenia. Właśnie dlatego większość przedsiębiorców decyduje się zlecić nadanie numeru REX specjalistom.
Po zakończeniu procedury otrzymujesz urzędowe potwierdzenie nadania numeru REX, a dane firmy trafiają do unijnej bazy danych TAXUD. Od tego momentu możesz korzystać z numeru REX przy wystawianiu oświadczeń o preferencyjnym pochodzeniu, zgodnie z zasadami danej umowy handlowej.
Potrzebujesz numeru REX dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami – sprawdzimy, jakie dane będą potrzebne, pomożemy ustalić kody celne towarów i przeprowadzimy Cię przez procedurę nadania REX.
Ile trwa uzyskanie numeru REX?
Czas rozpatrzenia wniosku zależy od jego kompletności i praktyki właściwego organu.
Standardowo przedsiębiorca może spodziewać się decyzji w ciągu kilku dni roboczych, jednak organy celne nie są związane sztywnym terminem ustawowym. Warto zadbać o to, żeby wniosek był kompletny już przy pierwszym złożeniu – to najskuteczniejszy sposób na skrócenie czasu oczekiwania.
W przypadku obsługi przez agencję celną czas ten można jednak znacząco skrócić. Po otrzymaniu kompletu potrzebnych informacji średni czas faktycznej realizacji usługi nadania numeru REX w naszej agencji wynosi około 2,5 godziny dla pakietu Express.
Jakie obowiązki ma eksporter zarejestrowany w systemie REX?
Posiadanie REX to przywilej, ale też konkretny zestaw obowiązków.
- Samodzielne sporządzanie oświadczeń o pochodzeniu – bezpośrednio na fakturze lub innym dokumencie handlowym. Każde oświadczenie musi zawierać numer REX i treść zgodną z wymogami właściwej umowy lub systemu preferencyjnego.
- Przechowywanie dokumentacji – zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji (UE) 2015/2446 eksporter zobowiązany jest do przechowywania dokumentów potwierdzających preferencyjne pochodzenie towarów przez co najmniej 3 lata; przepisy szczegółowe mogą określać dłuższy okres w zależności od właściwej umowy.
- Informowanie organów celnych o zmianach – jeśli zmienią się dane rejestracyjne lub przestaniesz spełniać warunki uprawniające do korzystania z systemu REX.
Pamiętaj, że odpowiadasz za prawidłowość każdego złożonego oświadczenia. Nieprawidłowe oświadczenia mogą skutkować zakwestionowaniem preferencji celnych i cofnięciem rejestracji; ewentualne dalsze sankcje zależą od charakteru naruszenia i właściwych przepisów krajowych. Więcej o tym, jakie dokumenty celne są wymagane przy odprawie, znajdziesz na naszym blogu.
Jak sprawdzić numer REX?
Możesz to zrobić w publicznie dostępnej bazie danych TAXUD prowadzonej przez Komisję Europejską. Wyszukujesz po REX lub numerze EORI/TIN.
Baza jest dostępna dla każdego – możesz w niej zweryfikować zarówno swój własny status zarejestrowanego eksportera, jak i sprawdzić dane zagranicznego kontrahenta przed wystawieniem dokumentu.
Czy warto rejestrować się w systemie REX?
Dla eksporterów regularnie wysyłających towary poza UE w ramach systemów preferencyjnych odpowiedź jest jednoznaczna: tak. Oto co zyskujesz:
- Mniej formalności przy każdej przesyłce.
Tam, gdzie dana umowa przewiduje system REX, po rejestracji możesz samodzielnie potwierdzić pochodzenie towarów oświadczeniem na fakturze lub innym dokumencie handlowym, bez uzyskiwania odrębnego świadectwa dla każdej przesyłki.
- Niższe cło dla Twojego odbiorcy. REX umożliwia skorzystanie z preferencji celnych w kraju przeznaczenia, co zwiększa konkurencyjność wywożonych towarów.
- Jeden numer, wiele rynków. Nie ubiegasz się o osobne uprawnienia dla każdego kraju, w którym REX jest przewidziany.
Rejestracja jednorazowa i bezpłatna. Żadnych opłat, żadnych przedłużeń – choć przyznanie numeru może zostać cofnięte, jeśli eksporter przestanie spełniać warunki.
Q&A, czyli pytania i odpowiedzi
Co się stanie, jeśli wystawię oświadczenie o pochodzeniu z błędnymi danymi?
Jak długo jest ważny REX?
Czy numer REX jest potrzebny przy eksporcie do Wielkiej Brytanii?
